Một sự kiện thành công không thể thiếu sự góp mặt của các thiết bị cần thiết. Việc lựa chọn các thiết bị đúng đắn và hợp lý sẽ tạo nên khung sườn vững chắc cho sự kiện. Những gợi ý bên dưới sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn thiết bị cho sự kiện khi làm việc với nhà cung cấp cho thuê thiết bị sự kiện.
THIẾT LẬP DANH SÁCH
Việc lập 1 bảng danh sách các thiết bị cần thiết là rất quan trọng. Bạn cần theo dõi chi tiết về nhà cung cấp, thời gian, chất lượng và số lượng theo từng thiết bị. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý, kiểm tra thiết bị trong và sau khi kết thúc sự kiện.
Trước khi chốt các phương án với nhà cung cấp cho thuê thiết bị sự kiện, bạn cần kiểm tra chất lượng thực tế được đáp ứng cho sự kiện của bạn.
THIẾT BỊ, ĐỒ DÙNG QUAN TRỌNG CẦN CHÚ Ý:
1. THIẾT BỊ ÂM THANH
Âm thanh là nhịp đập, là nguồn sống của sự kiện. Một quyết định sai lầm khi lựa chọn thiết bị âm thanh có thể tác động tiêu cực lớn đến kết quả sự kiện. Vì vậy, hãy cân nhắc giữa chất lượng có thể đáp ứng và chất lượng tối thiểu cần thiết của sự kiện.
Trao đổi với nhà cung cấp về việc cung cấp thêm thiết bị đối với các trường hợp phát sinh. Khuyến khích các thành viên chạy thử âm thanh cho phần biểu diễn của mình trước khi sự kiện bắt đầu.
2. DỤNG CỤ SÂN KHẤU
Sân khấu sự kiện – bộ mặt sự kiện. Ngoài các thiết kế cơ bản, một phần quan trọng cần lưu ý là không gian trên và trước sân khấu. Không gian phía bên sân khấu phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối thiểu cho các tiết mục biểu diễn, trao thưởng của sự kiện. Quá rộng hoặc quá hẹp sẽ gây cản trở, và làm giảm chất lượng của tiết mục. Không gian trước sân khấu được khai thác hiệu quả nhất khi mọi khán giả đều quan sát rõ sân khấu, và không gặp khó khăn trong vấn đề âm thanh.
3. THIẾT BỊ ÁNH SÁNG
Ánh sáng, không những góp phần quan trọng trong việc tạo điểm nhấn độc đáo, nó còn thể hiện được nội dung của sự kiện, và là một phần trang trí không thể thiếu. khi sử dụng các thiết bị ánh sáng, bạn cần cân nhắc về nội dung và không gian sự kiện.
Khuyến khích việc chọn nhà cung cấp cho cả 3 vấn đề âm thanh, ánh sáng và sâ khấu. Việc đồng bộ cả 3 vấn đề này sẽ giúp việc quản lý và điều phối hoạt động dễ dàng hơn trong quá trình diễn ra sự kiện.
4. HÀNG RÀO, LỀU HOẶC DÙ LỚN
Vừa để phân chia khu vực các hoạt động nhỏ trong sự kiện, vừa tránh tình trạng bên ngoài trà trộn vào sự kiện gây tác hại xấu, hàng rào là yếu tố cần thiết để xử lý vấn đề này. Bên cạnh đó, một phương án dự phòng cho các tình huống xấu về thời tiết là dù lớn (hoặc lều). Hiện nay, ở hầu hết các sự kiện ngoài trời đều sử dụng ô dù có sức chứa từ vài trăm đến cả ngàn người, bạn cần liên hệ nhà cung cấp cho thuê thiết bị sự kiện để giải quyết nhu cầu này.
5. NHÀ VỆ SINH
Tại địa điểm tổ chức có đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng nhà vệ sinh so với số lượng khách mời sự kiện hay không? Bạn cần xác định số lượng nhu cầu tối đa có thể xảy ra, kiểm tra khả năng đáp ứng từ nhà cung cấp địa điểm, từ đó điều chỉnh khả năng đáp ứng hợp lý (có thể thuê nhà vệ sinh di động cho trường hợp nhu cầu quá tải, hoặc nhà vệ sinh quá xa địa điểm tổ chức sự kiện).
