Để để thành người điều hành sự kiện làm việc tại các công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ngoài việc trải nghiệm những điều khắt khe mà công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi, bạn cũng cần phải chắc chắn rằng bạn có các kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết để thành công.
Những người điều hành sự kiện thành công nhất đều sở hữu riêng cho mình một bộ kỹ năng ấn tượng độc đáo. Trong số đó, đây là 5 kỹ năng tổ chức sự kiện hàng đầu mà bạn sẽ tiếp cận thường xuyên và những kỹ năng này có tác động rất lớn đến thành công của bạn.
1. KHẢ NĂNG TỔ CHỨC CAO
Trong việc tổ chức sự kiện, thành công bắt đầu từ các chi tiết nhỏ. Việc theo dõi nhiều công việc, nhiều nhà cung cấp và liên tục thay đổi danh sách công việc phải làm – đồng thời giữ khách hàng của bạn được an tâm, có lòng tin – có thể là một thách thức đối với một số người. Khả năng tổ chức chặt chẽ là điều cần thiết cho việc tổ chức sự kiện thành công.
Người lập tổ chức sự kiện có thể quản lý một sự kiện tại một thời điểm hoặc đang trong giai đoạn lập kế hoạch của nhiều sự kiện cùng một lúc.
Một số sự kiện, chẳng hạn như các hội nghị hàng năm, mất hơn một năm lập kế hoạch đòi hỏi các nhà tổ chức sự kiện phải biết cách tổ chức hợp lý để sắp xếp những sự kiện khác xảy ra trong cùng thời điểm.
2. ẤN TƯỢNG – THÂN THIỆN
Bạn tương tác với ai trong quá trình tổ chức các sự kiện? Các nhà tổ chức sự kiện thành công là những người có cuộc nói chuyện thân thiện, có khả năng giao tiếp tốt và những người lắng nghe tuyệt vời. Tổ chức sự kiện là một nghề mang tính chất xã hội vì kết quả cuối cùng chính là sự kiện dành cho một tập thể, hay cộng đồng lớn hoặc nhỏ. Hòa đồng với mọi người và gây thích thú khi nói chuyện với họ là một phần của công việc. Hãy thể hiện bạn là người thân thiện khi giải quyết một trong những việc sau:
– Đàm phán với khách hàng
– Thảo luận về thực đơn với người quản lý ăn uống
– Gặp gỡ nhà cung cấp
– Đưa các ý tưởng sự kiện của bạn đến một khách hàng tiềm năng
– Giám sát nhân viên tổ chức sự kiện
– Trong lúc tổ chức sự kiện và khi tương tác với khách
Kết nối với khách hàng theo cách ấn tượng tích cực là chìa khóa thành công, vì vậy hãy xem xét kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng này. Không ai muốn làm việc hoặc giúp đỡ những người nói chuyện khó hiểu hoặc thô lỗ và không chuyên nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào.
3. GIAO TIẾP XUẤT SẮC (BAO GỒM VIỆC LẮNG NGHE!)
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc là rất cần thiết trong nhiều ngành nghề. Trong việc tổ chức sự kiện, giao tiếp có thể gây ra sai lầm cho nhiều vấn đề, kể cả người tổ chức sự kiện và khách hàng, và một sự hiểu lầm đơn giản có thể dẫn đến một kết quả thảm khốc. Việc giao tiếp có hiệu quả là kỹ năng cần thiết cho mọi nhà tổ chức sự kiện ở mọi cấp độ.
4. SÁNG TẠO
Một sự kiện thành công bắt đầu từ một ý tưởng tuyệt vời. Nhiều nhà tổ chức sự kiện với khả năng biến đổi ý tưởng thành hữu hình, họ đã đưa các ý tưởng sáng tạo vào thực tế cuộc sống. Từ việc phát triển chủ đề độc đáo cho một bữa tiệc để đạt được một giải pháp trang trí có giá cả phải chăng, sự sáng tạo là điều cần thiết khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Sự sáng tạo cũng có vai trò khi phải đối mặt với những vấn đề không thể tránh được ngay cả trong những sự kiện được chuẩn bị kỹ càng nhất. Trong các tình huống này, sự sáng tạo tồn tại dưới dạng giải quyết vấn đề. Có được suy nghĩ sáng tạo giúp phát triển các giải pháp cho các vấn đề có thể tích cực tác động đến sự thành công cho sự kiện của bạn.
5. ĐA NHIỆM – ĐA TÁC VỤ
Trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tổ chức sự kiện, có rất nhiều nhiệm vụ được xử lý cùng một lúc. Từ việc đàm phán một hợp đồng khách sạn, gặp khách hàng để thảo luận các khách mời tiềm năng, làm việc với người phục vụ ăn uống, phỏng vấn các nhà cung cấp……. Và đó chỉ là nhiệm vụ cho một sự kiện. Với nhiều sự kiện được chuẩn bị trong cùng môt thời điểm, khi đó sẽ có hàng tá việc bạn phải làm. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết làm thế nào để thực hiện nhiều nhiệm vụ và giữ cho nhiều khía cạnh của sự kiện cùng di chuyển một lúc mà không có bất kỳ nhiệm vụ nào bị hủy bỏ.
Thành công nằm ở khả năng ưu tiên và tập trung vào từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên mà không bị phân tâm bởi những thứ khác. Cần giữ bình tĩnh, tập trung và linh hoạt là những đặc điểm hành thành nên kỹ năng đa nhiệm – đa tác vụ.
Bạn là một chuyên gia trong việc tổ chức sự kiện? Bạn đang làm việc cho công ty chuyên tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn? Dù bạn làm việc ở đâu, với cấp độ chuyên môn như thế nào, chỉ cần có đam mê trong việc tổ chức sự kiện, hãy bắt đầu học hỏi và rèn luyện những kỹ năng tổ chức sự kiện trên. Chúc bạn may mắn trên con đường bạn chọn!
