Với tư cách là một nhà lập kế hoạch sự kiện, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải biết cách viết một đề xuất lập kế hoạch tổ chức sự kiện để thu hút sự chú ý của tất cả các khách hàng đang tìm kiếm.
Một đề xuất tốt sẽ giúp bạn vượt qua phần lớn đối thủ cạnh tranh của bạn. Chuyên gia về kỹ năng này thực sự có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.
Lên kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi nhiều sự chú ý đến từng chi tiết về lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi. Bằng cách trình bày kế hoạch tổ chức sự kiện xuất sắc, có tính thuyết phục cao, điều này giúp mang lại sự chú ý từ các khách hàng tiềm năng.
Viết một bản đề xuất tốt đòi hỏi khả năng hiểu tất cả các yêu cầu của khách hàng.
Nhiệm vụ của người lập kế hoạch chuyên nghiệp là tạo ra trật tự và kết quả đáng kinh ngạc của sự kiện ngay cả trong thời hạn ngắn. Khách hàng thường lo lắng về việc đáp ứng nhu cầu cho sự kiện của họ. Với kinh nghiệm của bạn hãy tạo ra động lực tạo dựng niềm tin cho khách hàng.
1. BẮT ĐẦU ĐỀ XUẤT SỰ KIỆN CỦA BẠN
Hãy nhớ rằng hầu hết khách hàng không biết họ muốn gì. Họ đang tìm kiếm một công ty lập kế hoạch sự kiện phù hợp với nhu cầu để giúp họ lên kế hoạch cho một sự kiện tuyệt vời.
Cho dù đó là sự kiện nghỉ ngơi của công ty, đám cưới triệu đô hay một sự kiện với ngân sách nhỏ, tất cả đều cần bắt đầu với một đề xuất bằng kế hoạch tổ chức sự kiện.
Là một nhà lập kế hoạch chuyên nghiệp hoặc một tình nguyện viên, bạn sẽ có thể bán các kỹ năng của mình cho khách hàng thông qua một đề xuất sự kiện được nghiên cứu kỹ lưỡng và được viết tốt. Bài viết này vạch ra các hướng dẫn khi viết một đề xuất lập kế hoạch sự kiện hoàn hảo nhất.
2. CUỘC HỌP BAN ĐẦU
Ngay cả khi bạn đã lên kế hoạch cho hàng trăm sự kiện tương tự trước đó, bước đầu tiên là trò chuyện với khách hàng để tìm hiểu những gì họ muốn thực hiện trong sự kiện . Trong cuộc họp này, ghi chép tất cả các nhu cầu về thời gian, vị trí mong muốn, ngày tháng và bất kỳ chi tiết nào khác.
Ngoài ra, hãy lắng nghe ý kiến của họ về việc phục vụ, phối màu, chủ đề và các yếu tố hình ảnh khác mà họ muốn cho sự kiện.
Đừng viết một đề xuất lập kế hoạch sự kiện mà đọc như một lá thư chính thức. Đề xuất nên nói trực tiếp với nhu cầu của khách hàng mà bạn đã quan sát thấy trong cuộc họp của bạn.
Hãy nhớ rằng khách hàng của bạn sẽ xem xét một vài đề xuất khác từ các công ty tổ chức sự kiện khác nhau và họ chỉ chọn một người hiểu rõ nhất nhu cầu của họ.
3. TÓM TẮT NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG
Bạn có thể tóm tắt nhu cầu của khách hàng trong tiêu đề mô tả sự kiện. Nó có tác dụng như là một bản tóm tắt tất cả các nhu cầu của khách hàng cũng như các mục tiêu của khách hàng cho sự kiện này. Khi khách hàng nhìn thấy thông tin này, ngay lập tức nó mang đến cho họ sự bảo đảm rằng bạn hiểu những mong muốn của họ.
Phần tiêu đề của kế hoạch tổ chức sự kiện thường là nơi bạn lặp lại những gì khách hàng đã nói với bạn về sự kiện này nhưng theo cách chuyên nghiệp và có tổ chức hơn. Điều này cho thấy bạn hoàn toàn hiểu những gì họ đang tìm kiếm.
Bất kỳ thông tin nào mà bạn có thể thu được về sự kiện trong cuộc họp đầu tiên đều có ích.
Bạn cũng nên cố gắng đưa ra những gợi ý hữu ích hơn những gì khách hàng yêu cầu. Tìm kiếm các tùy chọn khác mà bạn nghĩ rằng khách hàng có thể thích và nằm trong ngân sách của họ.
Bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh của các địa điểm địa điểm cho phép khách hàng thấy chính xác những gì họ đang nhận được và cũng mang lại cho bạn cơ hội tốt hơn khi được thuê vì hầu hết các đối thủ cạnh tranh của bạn có khả năng gửi tài liệu từ không tùy chỉnh nhàm chán.
4. TÓM TẮT VỀ KINH NGHIỆM CÁ NHÂN – THÔNG TIN CÔNG TY
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, sẽ có phần tóm tắt ngắn gọn về bản thân hoặc công ty tổ chức sự kiện, đây là phần quan trọng khi viết đề xuất lập kế hoạch sự kiện. Nếu khách hàng của bạn phải nhận được sự chấp thuận từ ông chủ của họ về việc thuê bạn, đó là thông tin tốt cho người ra quyết định xem xét.
Phần tóm tắt bao gồm khả năng của bạn, thông tin ngắn gọn về các sự kiện bạn đã từng lập kế hoạch thậm chí là những khách hàng trong quá khứ đã hợp tác cùng bạn.
Đảm bảo rằng bạn cũng đề cập đến bất kỳ trải nghiệm hoặc đào tạo nào khác có liên quan mà bạn có nếu bạn không có quá nhiều sự kiện thực hành trong vành đai của mình.
5. KHẢ NĂNG CUNG CẤP DỊCH VỤ
Theo thông tin trên, khách hàng sẽ muốn biết các dịch vụ mà bạn có thể cung cấp trong sự kiện này. Nếu sự kiện này cực kỳ lớn với nhiều mục nhỏ thì rất thích hợp với việc đặt tiêu đề cho từng mục, sau đó cho biết bạn có thể cung cấp những gì trong mỗi mục nhỏ đó.
Trong trường hợp đó là một sự kiện nhỏ hơn bạn có thể cân nhắc việc tạo danh sách về nhiệm vụ của bạn cũng như nhà cung cấp và địa điểm bạn sẽ sử dụng. Bạn có thể đính kèm ảnh của một sự kiện tương tự mà bạn đã thực hiện trong quá khứ để giúp khách hàng có được bức tranh rõ ràng về những gì bạn có thể cung cấp.
Trong phần này, bạn nên tóm tắt sự kiện trong 1 – 3 câu và sau đó có các tiêu đề phụ cho từng phần. Trong mỗi tiêu đề phụ này, bạn nên có một vài câu về những gì có thể xảy ra và chi phí tương đối cho mỗi mục. Chi phí cho mỗi mục sẽ là tổng số tiền mà bạn sẽ tính phí cho khách hàng.
6. NGÂN SÁCH
Đương nhiên, tất cả khách hàng sẽ xem xét bất kỳ đề xuất lập kế hoạch sự kiện nào khác với hy vọng xem xét khả năng họ sẽ phải trả bao nhiêu tiền để tổ chức một sự kiện do họ lựa chọn. Sau khi mô tả về các mục chi tiết trong sự kiện, hãy tạo một phần tóm tắt chi tiết tất cả các chi phí và mục đích cũng như ý nghĩa của từng mục được tính phí. Đây là một phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện, có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định cuối cùng của khách hàng.
Eventsaigon.com.vn tư vấn miễn phí về phương pháp về tổ chức sự kiện.
