Bài viết được lấy từ kinh nghiệm thực tế của một nhà điều hành sự kiện chuyên nghiệp (trích trong tuyển tập chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 2017).
Trong các công ty chuyên tổ chức sự kiện, vai trò điều hành sự kiện nhiều hơn tôi có thể đếm được. Những cuộc gây quỹ, các sự kiện báo chí, tiệc gặp gỡ, chào đón, hội thảo …. và còn nhiều hơn thế nữa, là những số sự kiện mà tôi đã lập kế hoạch. Đối với mỗi người, có một địa điểm, khán giả, menu, thiết lập nội dung sự kiện và chiến lược tiếp thị, tất cả chúng trở thành chiến trường cho một nhà điều hành sự kiện.
Từ các trải nhiệm và lỗi của riêng tôi, tôi đã tạo ra một thư viện các lời khuyên và thủ thuật để lập kế hoạch sự kiện thành công. Bây giờ tôi không những tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp, mà còn biến nó thành một tác phẩm nghệ thuật. Tôi có thể giúp bạn dự đoán điều bất ngờ và luôn trong tư thế chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết mọi yêu mà bạn có thể tưởng tượng ra. Để giúp bạn làm như vậy, có 10 điều luôn luôn nhớ khi lập kế hoạch một sự kiện chuyên nghiệp.
1. XÁC ĐỊNH CÁCH CỤ THỂ, KHÔNG GIẢ ĐỊNH.
Tôi có nhiều ví dụ thực tế về lập kế hoạch sự kiện, nơi mà tôi cho rằng điều đơn giản – chẳng hạn như việc đặt một chiếc ghế tại bàn đăng ký, khi mà lượng khách đổ dồn về quá nhiều cũng là lúc chiếc ghế trở nên vô dụng, đến cuối buổi đăng ký tôi phải tìm chỗ để cất chiếc ghế đó – thật phiền. Khi tôi tham gia vai trò lập kế hoạch sự kiện, tôi không thể nào thoát khỏi những nhiệm vụ quan trọng hơn là việc xử lý các loại rủi ro này. Từ đó tôi đã học cách thừa nhận việc không cần thiết của một số đồ dùng hay hoạt động trong sự kiện. Tôi làm việc chặt chẽ với các địa điểm để xác định các chi tiết thiết yếu (trao đổi cụ thể về chi phí và khả năng phục vụ mà không dè dặt), ngay cả khi tôi phải chọn một phưởng khác có chi phí cao hơn, để có được chất lượng phục vụ tốt hơn nhiều lần và tạo cho khách hàng của tôi cảm giác thoải mái hơn.
2. KHÔNG XÁC ĐỊNH CHI TIẾT KHÁCH THAM DỰ
Mặc dù tôi khuyên bạn nên rất cụ thể với các chi tiết về sự kiện, nhưng tôi không khuyên bạn nên cụ thể với số người tham gia. Những người trả lời “sẽ tham gia”, không có gì chắc chắn rằng họ sẽ tham gia, chưa kể những người trả lời là “có thể tham gia”. Những gì tôi học được là có quá nhiều chi phí bị lãng phí khi đánh giá quá cao só lượng khách tham dự. Thay vào đó, tôi sẽ đánh giá thấp số lượng người tham gia (nếu lúc trước là 10 thì bây giờ sẽ là 6 hoặc 7). Bởi vì tại sự kiện luôn có thể đề nghị cung cấp thêm dịch vụ, và bạn sẽ biết bạn đang trả tiền cho chính xác những gì đã tiêu thụ.
3. DỰ KIẾN NHỮNG NGƯỜI ĐẾN SỚM (VÀ Ở LẠI TRỄ)
Khi tôi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tôi luôn luôn đến sớm trước một giờ để thiết lập, khắc phục sự cố và thích nghi với địa điểm và nhân viên. Đặc biệt là việc chuẩn bị tất cả dịch vụ hoàn thành trước khi người tham dự có mặt và chuẩn bị trước cả thời gian bắt đầu của sự kiện. Tôi làm điều này vì tôi biết sẽ có một số người đến sớm, khi đó sẽ tạo cảm giác hài lòng cho họ mặc dù sự kiện chưa được bắt đầu. Và tôi cũng dự đoán một nhóm khác ở lại sau khi kết thúc sự kiện để ăn và trò chuyện cho đến khi bầu không khí sự kiện chính thức hết hẳn. Điều này có nghĩa là tôi cũng ở lại muộn để đảm bảo một sự kiện chuyên nghiệp thực hiện từ đầu đến cuối.
4. MANG THEO “BỘ CÔNG CỤ”
“Bộ công cụ” mà tôi muốn nhắc ở đây là những công cụ bao gồm như kéo, băng, thẻ tên và bút…., tin tôi đi, không lúc này thì lúc khác bạn sẽ cần chúng. Bỏ chúng gọn vào túi nhỏ đeo bên người, đừng đợi đến lúc cần thì bạn phải mất thời gian để chạy lanh quanh để tìm, bạn sẽ yên tâm rằng bạn đang đi trước một bước.
5. TÁC ĐỘNG MỌI LÚC, MỌI NƠI
Khi lập kế hoạch một sự kiện, tôi luôn làm mọi thứ để có thể can thiệp được mọi vấn đề khi chúng phát sinh trong sự kiện. Có thể đó là một người đăng ký người đã trả lời rằng họ đã trả tiền, nhưng tên của họ không có trong danh sách. Hoặc có lẽ một món phụ cần được làm mới tại bữa tiệc buffet mà nhân viên kiểm soát chưa thấy được. Tôi gần như đã trở thành một flycam cỡ lớn trong sự kiện.
6. GIỮ LIÊN LẠC 24/24 VỚI CÁC THÀNH VIÊN
Để có thể thực hiện được điều thứ 5 như trền về khả năng tiếp cận, bạn cần một đội ngũ thành viên để giúp bạn công việc ở nhiều nơi cùng một lúc. Khi tôi đưa ra những sự cố lớn ở nhiều nơi, tôi cần họ giữ nhịp cho sự event và giải quyết từng sự cố một. Điều này cũng có nghĩa là tôi phải chuẩn bị quản lý các danh sách và giải thích rõ ràng quá trình cho các thành viên của tôi để đảm bảo họ biết phải làm gì ngay cả khi tôi không có ở đó.
7. GIỮ KHÔNG KHÍ THOẢI MÁI CHO MỌI NGƯỜI
Đối với hầu hết các phần, mọi người sẽ không nhớ vị trí đặt bàn hoặc màu sắc của khăn bàn, nhưng họ sẽ nhớ nếu họ đã được ăn. Đừng vội vã với thức ăn hoặc thức uống hãy đảm bảo rằng nó đã được xuất hiện trước khi khách đến và vẫn còn trên bàn ngay cả sau khi sự kiện kết thúc. Ngoài ra, đảm bảo menu của bạn phù hợp với giá vé của bạn. Tạo cho mọi người không khí vui vẻ một cách không quá ồn ào. Việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp quan trọng nhất ở phần giữ không khí, nó được xem như nhịp đập của sự kiện.
8. TƯƠNG TÁC TỐI ĐA TRONG THỜI GIAN SỰ KIỆN DIỄN RA
Tổ chức một sự kiện và không dành chút thời gian để nói chuyện với mọi người là việc thực sự lãng phí. Bạn có thể không phải là diễn giả công chúng tự tin nhất, nhưng ít nhất bạn có thể kết hợp một vài câu đặc biệt nếu nó có tác dụng quảng bá mục đích của sự kiện.
Trong trường hợp mọi người quá phấn khởi trong không khí của sự kiện, tôi phải là người lên tiếng để kết thúc nó nếu thời gian đã quá trễ.
9. TẬN DỤNG CƠ HỘI TIẾP THỊ CÁC SỰ KIỆN TRONG TƯƠNG LAI CỦA BẠN
Sử dụng các câu gây chú ý và tài liệu quảng cáo của bạn để tiếp thị các sự kiện trong tương lai của bạn. Cho mọi người một cái gì đó thật sự cuốn hút cho sự kiện tiếp theo. Nếu đây là một sự kiện hàng năm, hãy nhấn mạnh về thời gian tổ chức sự kiện vào năm tới và quảng bá nó. Nếu sự kiện không phải là hàng năm, hãy cho người ta một số lời mời gọi hành động khác như giảm giá đặc biệt đối với các dịch vụ nếu họ tham gia sự kiện sắp tới. Nếu không có gì khác, ít nhất hãy mời họ ghé thăm trang web của bạn và kết nối với bạn trên phương tiện truyền thông xã hội để cập nhật những khuyến mãi mới nhất.
ĐỌC THÊM: QUẢNG BÁ SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN
10. HÃY NHỚ RẰNG, “SỰ KIỆN KHÔNG THUỘC VỀ BẠN”!
Đó là sự kiện của bạn, nhưng nó không thực sự thuộc về bạn, sự kiện được tổ chức để phục vụ khách của bạn. Họ là những người trả chi phí để được ở đó hoặc tự xem mình như là đối tượng bị bạn bắt giữ trong một vài giờ. Tôn trọng thời gian của họ và làm cho mỗi khách cảm thấy đặc biệt bằng cách quan tâm, chào hỏi họ, ngay cả khi chỉ là một thời gian ngắn. Đồng thời giữ cho khách hàng của bạn trong tâm trí là người được lựa chọn địa điểm, lựa chọn thực phẩm và tất cả mọi thứ trong sự kiện. Đừng chỉ vì bạn thích món ăn nào đó mà đưa nó vào thực đơn, và không quan tâm đến người tham dự sẽ cảm thấy như thế nào.
Để thực hiện tốt 10 điều cho việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tôi chỉ đơn giản khuyên bạn hãy hiếu khách và chân thành. Hãy để các vị khách của bạn có được một trải nghiệm tuyệt vời nhất, họ sẽ nhớ đến bạn về một sự kiện thú vị, không hề lãng phí một chút thời gian nào của họ.
