Phần 2 10 YẾU TỐ CẦN THIẾT CHO MỘT SỰ KIỆN hôm nay sẽ chia sẻ các bước tổ chức sự kiện còn lại trong 10 điều quan trọng cơ bản nhất của một sự kiện.
6. TIẾN HÀNH KIỂM TRA LẦN CUỐI
Đảm bảo rằng bạn đã thông báo cho người tham gia về cách đến địa điểm, đã mời tất cả khách quan trọng và chuẩn bị tài đầy đủ. Kiểm tra xem mọi người có hiểu được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình hay không, không gian đã sẵn sàng chưa. Ngoài ra, hãy cho tất cả mọi người cách thức để liên lạc với nhau trong trường hợp khẩn cấp.
Khoảng 12 tiếng trước sự kiện, hãy chạy thử tất cả các hoạt động của sự kiện để đảm bảo rằng chúng không không gặp bất kỳ trục trặc nào khi sự kiện diễn ra. Tổ chức một cuộc họp với nhóm để trao đổi và hoàn thiện những vấn đề còn xót lại.
Xem lại phần 1
7. QUẢNG BÁ SỰ KIỆN
Đừng đánh giá thấp thời gian cần thiết cho việc quảng bá sự kiện. Loại sự kiện, đối tượng mục tiêu, nguồn lực bên trong và ngân sách đều xác định cách tiếp thị của bạn. Khi chọn đối tác truyền thông hãy tập trung vào những đối tượng mà bạn muốn nhắm đến.
Điều quan trọng trong các bước tổ chức sự kiện là thông tin quảng bá phải được phát trên tất cả các kênh có thể. Hãy chắc chắn rằng nó là tóm tắt và nó truyền tải chính xác nội dung của sự kiện với khán giả.
Đọc thêm bài viết: Truyền thông xã hội và sự kiện
8. QUAN TÂM ĐẾN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
Đảm bảo rằng các thành viên của bạn luôn tuân thủ theo quy tắc đã đề ra. Luôn thân thiện với người tham gia cũng như đối tác. Cố gắng giải quyết các vấn đề hoặc câu hỏi của họ, đáp ứng những mong đợi mà họ đưa ra (tuy nhiên, hãy cân nhắc về một số vấn đề, vì bạn không thể cung cấp cho họ 100% được), hãy thực hiện việc này trong sự niềm nở cho dù bạn đang cảm thấy mệt mỏi. Vì khi sự kiện kết thúc, điều mà người tham gia ghi nhớ là cách mà họ được phục vụ; bầu không khí của sự kiện chỉ là cảm xúc nhất thời.
9. BẤT NGỜ NHỎ
Nếu bạn muốn gây bất ngờ cho khách hàng của bạn, hãy suy nghĩ về mọi thứ từ những chi tiết nhỏ nhất: cách họ đăng ký, ai sẽ chào đón những người tham gia, bài trí không gian, âm nhạc, góc checkin, hay đơn giản là đồng phục của các thành viên. Trong những giờ giải lao, hãy tạo một trờ chơi nhỏ để tạo phần hứng thú cho các vị khách (một người MC đa tài sẽ giúp bạn làm việc này).
Cố gắng làm mọi người ngạc nhiên vượt quá mong đợi của họ trong những điều bình thường nhất. Đây là chính xác là điều tạo ra nhịp sống của một sự kiện.
10. GHI NHẬN PHẢN HỒI
Có thể bạn sẽ mệt mỏi sau sự kiện, điều này sẽ rất khó cho bạn để đưa ra một đánh giá khách quan về tất cả mọi thứ đã diễn ra như thế nào. Đó là lý do tại sao cần ghi nhận về phản hồi của người tham gia để hoàn thành bài đánh giá sự kiện. Hãy ghi nhận đánh giá ở các khía cạnh khác nhau của sự kiện. Thông tin này sẽ giúp bạn tránh những sai lầm trong tương lai và nâng cao chất lượng. Nếu có thể, nhận phản hồi thông qua mạng xã hội hoặc ghi lại các nhận xét bằng video vào cuối sự kiện. Điều này sẽ có ích nếu sự kiện của bạn được tổ chức lại.
Bất kể loại sự kiện mà bạn lên kế hoạch, hãy đảm bảo rằng các bước tổ chức sự kiện đều mang lại một ý nghĩa chung tích cực nhất.
