Nếu bạn đã từng tổ chức một sự kiện, bạn biết rằng không phải mọi thứ trong kế hoạch đều được diễn ra suôn sẻ, mà bạn phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. 10 điều dưới đây sẽ giúp bạn biết được cách tổ chức sự kiện hiệu quả nhất.
1. ĐỊNH DẠNG SỰ KIỆN
Định dạng sự kiện, chính xác là việc xác định mục đích của sự kiện được tổ chức, đây là yếu tố có giá trị quan trọng cho sự thành công của sự kiện. Xây dựng mục đích của sự kiện càng cụ thể càng tốt (ví dụ: sự kiện truyền đạt kiến thức cho người tham gia; bày tỏ lòng biết ơn đối tác; gây quỹ cho một dự án ….). Định dạng sự kiện sẽ là câu trả lời cho các khái niệm về thời gian, phân bố vai trò trong đội, cách bố trí của hội trường, cách phục vụ và âm thanh.
2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC
Cách tổ chức sự kiện bao gồm hậu cần, nội dung chính và quảng bá sự kiện. Bạn cần tạo một tài liệu có sẵn cho toàn bộ nhóm, nơi mỗi thành viên có thể nhìn thấy nhiệm vụ của chính mình và bức tranh toàn cảnh sự kiện. Trước tiên, hãy chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ chính và sau đó đưa chúng ra càng chi tiết càng tốt bằng các bước cụ thể cần phải hoàn thành. Điều quan trọng là phải chỉ định khung thời gian trong kế hoạch: thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Việc này thường bị đánh giá thấp và dẫn đến việc chuẩn bị đi chậm hơn dự kiến của bạn.
3. DỰ THẢO NGÂN SÁCH
Việc tính trước các chi phí cố định và đặc biệt là các chi phí phát sinh bất thường là yếu tố không kém phần quan trọng cho các cách tổ chức sự kiện. Dựa vào danh sách các nhiệm vụ cần làm hãy ghi chú vào đó chi phí phát sinh, Bạn cần dự thảo ngân sách ở mức an toàn, điều này sẽ giúp bạn xoay trở dễ hơn về những tình huống phát sinh bất thường.
4. KIỂM TRA ĐỊA ĐIỂM VÀ CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH B
Địa điểm là nơi ảnh hưởng đến mọi hoạt động xuyên suốt của sự kiện, bạn cần chọn một địa điểm để các hoạt động của sự kiện được diễn ra một cách tốt nhất. Ngoài ra, hãy chuẩn bị một kế hoạch B để đáp trả những tình huống xấu nhất có thể xảy ra (thời tiết, số lượng khách tăng vượt trội,……). Đối với một số tình huống xấu không tìm được cách thay thế, bạn có thể cân nhắc về việc loại bỏ nó khỏi sự kiện.
5. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Điều rất quan trọng là phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm, không chỉ ở giai đoạn chuẩn bị mà còn trong suốt sự kiện. Phân chia trách nhiệm theo khu vực (khu vực checkin, sân khấu, hậu cần….). Mỗi người cần có khu của mình và họ cần chịu trách nhiệm trong suốt toàn bộ thời gian của sự kiện. Giao cho mỗi thành viên trong nhóm một tài liệu về nhiệm vụ phân chia theo khu vực, để mọi người biết được sẽ liên hệ với ai ở bất kỳ vấn đề cụ thể nào.
Cách tổ chức sự kiện không phức tạp mà cũng không quá đơn giản, nó phục thuộc vào quy mô cũng như cách cảm nhận của mỗi cá nhân. Hãy theo dõi thêm phần 2 10 YẾU TỐ CẦN THIẾT CHO MỘT SỰ KIỆN để có được một sự kiện hoản hảo theo ý muốn.
