Tổ chức sự kiện là gì? Bốn quan điểm độc đáo từ các chuyên gia lập kế hoạch sự kiện sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa tổ chức sự kiện.
Định nghĩa thông dụng
Tổ chức sự kiện là quá trình quản lý một dự án như một cuộc họp, hội nghị, hội chợ, lễ hội, hoạt động xây dựng nhóm, bữa tiệc….. Tổ chức sự kiện bao gồm lập ngân sách, thiết lập thời hạn, lựa chọn và dự trữ các địa điểm tổ chức sự kiện, thu thập giấy phép, lập kế hoạch thực phẩm, phối hợp vận chuyển, phát triển chủ đề, sắp xếp các hoạt động, lựa chọn diễn giả và các bài phát biểu quan trọng, sắp xếp trang thiết bị, quản lý rủi ro và phát triển các kế hoạch dự phòng.
Định nghĩa chính thức (theo US Dept of Labor):
Tổ chức sự kiện bao gồm phối hợp mọi chi tiết của các cuộc họp và công ước, từ các diễn giả và địa điểm họp để sắp xếp các tài liệu và thiết bị.
Tổ chức sự kiện bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu mà tổ chức tài trợ muốn đạt được. Các nhà điều hành lựa chọn các thiết bị, giải trí, nội dung, và sắp xếp chương trình trình bày thông tin của tổ chức một cách hiệu quả nhất. Các nhà điều hành có trách nhiệm lựa chọn địa điểm sự kiện, những người tham gia tiềm năng và làm thế nào để đưa họ đến sự kiện.
Quan điểm theo ý kiến lạc quan:
Tổ chức sự kiện là một nghệ thuật đầy sức mạnh của việc biên đạo và quản lý để tạo ra một chương trình, tạo ra những kỷ niệm của cuộc đời. Thiết kế và sản xuất một sự kiện, cho dù đó là một cuộc họp, sự kiện công ty, gây quỹ, triển lãm hay bất kỳ sự kiện khác, theo nhiều cách có thể so sánh với việc điều hành một buổi biểu diễn trực tiếp. Tổ chức sự kiên cũng như việc tạo cơ hội điều tuyệt vời cho những ai thích đi du lịch là cơ hội để trải nghiệm ở các khách sạn sang trọng, những địa điểm thú vị và gặp gỡ những người tham dự từ khắp nơi trên thế giới. Tất cả những điều này sẽ có được khi họ tham gia sự kiện.
Quan điểm theo ý kiến bi quan:
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều yếu tố phức tạp khó khăn. Các nhà điều hành sự kiện phải làm nhiều việc cùng một lúc, phải đối mặt với nhiều thời hạn, và sắp xếp các hoạt động của nhiều nhóm người khác nhau. Các nhà điều hành sự kiện có thể cần phải đi du lịch rộng rãi để tham dự các cuộc họp và tham quan các địa điểm nổi tiếng có triển vọng cho việc tổ chức sự kiện. Giờ làm việc có thể kéo dài và không đều, làm việc hơn 40 tiếng một tuần là khá phổ biến, đặc biệt là trong suốt thời gian diễn ra sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc. Điều cuối cùng là việc chuẩn bị một thể lực tốt nhất để đối mặt với việc đứng hoặc di chuyển liên tục hàng giờ liền trong khi tổ chức sự kiện.
Tuy không đồng nhất nhưng 4 ý kiến trên phần nào giúp bạn phần nào giải đáp được câu hỏi tổ chức sự kiện là gì? Dù có khó khăn hay gặp bất cứ yêu cầu nào trong nghề tổ chức sự kiện, hãy yêu nó và làm hết khả năng có thể.
