Team Building đang có xu hướng trở thành một thuật ngữ cho tất cả các sự kiện và hoạt động của một công ty/một tổ chức từ những ngày hội mang tính chất giải trí cho đến những chương trình đào tạo kỹ năng, hay thậm chí những buổi meeting họp mặt đơn giản nhất. Và nó khiến cho những ai đứng ra tổ chức trở nên bối rối khi không biết phải dựa vào yếu tố nào để làm nên một chương trình Team Building thành công.
Bài viết này dưới góc nhìn cá nhân của một người từng tổ chức nhiều chương trình team building hy vọng sẽ giúp cho bạn đọc giải quyết được những khúc mắc của mình qua đó tổ chức một chương trình team building hiệu quả.
Đầu tiên, chúng ta cần đồng ý rằng có 3 yếu tố trong một chương trình Team Building khó có thể cùng đạt được đó là:
- Kịch bản hay
- Chi phí thấp
- Hiệu quả cao
Kịch bản hay với hiệu quả cao thì chi phí sẽ không hề nhỏ, chi phí thấp mà vẫn đạt được hiệu quả cao thì tất nhiên kịch bản chương trình phải đơn giản và hình thức phải đơn giản. Tuy nhiên vẫn có vài ngoại lệ, nhưng chúng ta sẽ không bàn đến những ngoại lệ ở bài viết này.
Quay lại với việc làm cách nào để tổ chức team building thành công, có 5 vấn đề cốt lõi mà các event-manager cần phải xác định trong khâu chuẩn bị:
1. Mục đích của chương trình team building này là gì?
Tức là, vấn đề mà bạn và tổ chức của mình đang cố giải quyết bằng công cụ team building là gì. Đó có thể là: nâng cao khả năng giao tiếp đội nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề chung, giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban,v.v…
Khi bạn nhận được yêu cầu từ lãnh đạo phải tổ chức team building, bạn nên hỏi rõ lại mục đích của chương trình này là gì. Nếu vẫn còn quá mông lung, bạn nên tham khảo ý kiến tự đại diện các phòng ban trong tổ chức, hoặc âm thầm điều tra. Phải làm rõ vấn đề này trước khi nghĩ đến việc tổ chức team building.
Đây là tiền đề để bạn xác định những yêu cầu bên dưới, một buổi picnic với chi phí thấp không thể nào giải quyết được những vấn đề to lớn trong tổ chức.
Và nếu bạn muốn hợp tác với một công ty bên ngoài để tổ chức, cũng xin lưu ý rằng, một công ty tổ chức team building không phải là một công ty ngoại cảm, họ không thể biết được vấn đề trong tổ chức/công ty bạn chỉ qua một cuộc điện thoại được. Vậy nên càng nhiều thông tin được cung cấp thì phần trăm thành công của chương trình sẽ càng cao.
2. Bạn nên tự tổ chức hay thuê công ty tổ chức team building ?
Như đã đề cập ở mục 1, việc bạn tự tổ chức hay thuê công ty ngoài phụ thuộc vào mục đích của chương trình. Và phụ thuộc vào việc bạn muốn kiểm soát quá trình tổ chức team building nhiều hay ít.
Nếu chỉ là một buổi meeting hoặc training in-door, bạn chỉ cần thuê một hội trường hoặc sảnh với dàn âm thanh tích hợp sẵn cùng một MC hay một Trainer. Ngược lại, nếu mục đích chương trình là “Problem-solving” hay những chủ đề đại loại như vậy thì bạn cần nhiều hơn thế, và việc hợp tác với một công ty team building chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đỡ đi gánh nặng về dịch vụ liên quan, hay ý tưởng, kịch bản, dụng cụ,v.v…
Mẹo: tôi đã và đang công tác trong một công ty tổ chức team building chuyên nghiệp hoạt động hơn 7 năm qua. Tôi gặp nhiều, rất nhiều trường hợp khách hàng gửi email request yêu cầu cung cấp ý tưởng và địa điểm tổ chức để tham khảo, và sau đó họ tự tổ chức bằng kịch bản của chúng tôi tại địa điểm chúng tôi cung cấp thông tin. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển của ngành sự kiện như hiện nay, những kịch bản team building hay và hiệu quả thì bộ dụng cụ games và dịch vụ liên quan cũng rất phức tạp. Vậy nên mánh này đã không còn hiệu quả nữa. Cách tốt nhất là chia sẻ càng nhiều thông tin của công ty bạn càng tốt, qua đó chúng tôi sẽ cho bạn biết cách để giải quyết vấn đề, và quan trọng nhất, bạn sẽ tự quyết định việc có cần phải thuê chúng tôi hay không.
3. Xác định kinh phí/ngân sách ban đầu:
Hãy thực tế khi lập kế hoạch ngân sách, vì như chúng ta đã thống nhất ở đầu bài viết: Kịch bản hay, chi phí thấp, hiệu quả cao khó có thể đi cùng nhau trong một chương trình Team Building được.
Câu hỏi đặt ra “nếu tôi tự tổ chức, tôi cần tính những khoảng chi phí nào?”. Hãy học cách nhìn của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bám sát theo kịch bản được viết theo mục đích ban đầu, bạn nên liên kê ra tất cả những vấn đề liên quan.
Lấy ví dụ, bạn đang dự định tổ chức một buổi training in-door 1/2 ngày, bạn cần tính đến các khoảng: dịch vụ ăn sáng/trưa, tea-break, hội trường, âm thanh, Trainer/MC và nhân viên sự kiện, bộ dụng cụ games, vận chuyển, bảo hiểm,v.v… Cộng tất cả lại bạn sẽ rõ kinh phí cần thiết để tổ chức team building.
Vấn đề tiếp theo “nếu tôi thuê công ty ngoài tổ chức, chi phí bao nhiêu là đủ?”. Bao nhiêu là nhiều và bao nhiêu là vừa phải, điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn, nếu bạn không có kinh nghiệm trong mảng này, lời khuyên dành cho bạn là hãy check-giá dịch vụ 2 đến 3 công ty (không hơn) cho cùng một mục đích và địa điểm bạn đã ấn định.
Một công ty tổ chức Team Building chuyên nghiệp sẽ gửi cho bạn ít nhất là 2 đến 3 option dựa vào mục đích và ngân sách bạn cung cấp. Việc chọn lựa này dựa vào cảm tính và kinh nghiệm cá nhân của bạn hoặc hội đồng tổ chức trong công ty bạn.
4. Thời gian tổ chức:
Nếu bạn được quyền gợi ý hoặc chọn ngày cho chương trình này, bạn nên tránh khoảng thời gian thời tiết xấu trong năm ra, ví dụ như mùa mưa nhiều hay nắng quá gắt chẳng hạn. Đừng tưởng rằng bạn làm in-door thì không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, thời tiết ảnh hưởng đến tâm trạng người tham gia, qua đó gián tiếp ảnh hưởng đến quá trình truyền tải thông tin của chương trình team building.
Quan trọng hơn, nếu bạn và tổ chức đã thống nhất được ngày tổ chức, việc tham khảo giá dịch vụ cũng sẽ chính xác hơn, nghiêm túc hơn.
5. Thành viên tham gia:
Số lượng và chất lượng thành viên tham gia quyết định mức độ thành công của chương trình. Ví dụ bạn không nên để khối văn phòng và khối vận chuyển hàng tham gia chung một chương trình, tính chất công việc cũng như lợi thế cá nhân sẽ khiến cho chương trình trở nên mất cân bằng và trường hợp xấu nhất sẽ phản lại với mục đích ban đầu.
Đối với trường hợp thuê công ty để tổ chức, bạn nên nói rõ chất lượng thành viên tham gia như: tính chất công việc, tuổi tác, sức khỏe, giới tính,v.v…, điều này sẽ dễ dàng hơn cho đơn vị tổ chức trong việc xác định những “games” – “activities” phù hợp và công bằng cho tất cả các thành viên.
Trên đây là 5 yếu tố được người viết xem là cốt lõi trong việc chuẩn bị để tổ chức team buildingthành công. Chúc bạn đọc tổ chức được một chương trình ý nghĩa và hiệu quả.
