Chi phí cho mọi thứ để tổ chức sự kiện ngày một tăng, phải làm sao để luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện giá rẻ. Đọc bài viết và áp dụng linh hoạt vào tình trạng thực tế cho việc cắt giảm chi phí sự kiện của doanh nghiệp bạn một cách hiệu quả nhất.
1. TÌM ÍT NHẤT BA PHƯƠNG ÁN CHO MỌI THỨ
Lời khuyên này đã được đưa rất ở hầu hết các buổi chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện giá rẻ. Nhưng chúng ta thực sự làm theo nó bao nhiêu lần trong thực tế? Bạn thường sử dụng nhà cung cấp cũ của bạn và khá hài lòng về việc giảm giá thông qua sự trung thành của bạn và đặt hàng số lượng lớn. Nhưng có lẽ một lúc nào đó bạn nên kiểm tra lại nhà cung cấp của bạn – có thể thử một nhà cung cấp mới, cập nhật bảng báo giá của các công ty khác ở thời điểm thực tại, sử dụng gói khuyến mãi mà bạn đã thấy ở bài quảng cáo của nhà cung cấp đó. Sử dụng cùng một công ty cũ theo cách lười biếng có thể làm bạn tốn kém về lâu về dài.
2. ĐÀM PHÁN, ĐÀM PHÁN, ĐÀM PHÁN!
Tại sao chúng ta thương lượng cho một số mặt hàng? Người bán hàng giỏi luôn sẵn sàng cắt giảm chi phí hợp đồng với bạn, để họ bán được hàng. Bạn không nhận được bất cứ điều gì mà không yêu cầu nó trong cuộc sống này, do đó, hãy luôn thể hiện sức mạnh của người tiêu dùng một cách có giới hạn (đừng đòi hỏi quá nhiều so với số tiền bạn bỏ ra). Hành động mạnh mẽ nhất mà bạn có thể thực hiện khi đàm phán là “quay lưng bỏ đi” có chủ đích, và nhà cung cấp sẽ phải chạy theo bạn.
3. SỬ DỤNG PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG XÃ HỘI ĐỂ TIẾP THỊ
Phương tiện truyền thông là người bạn tốt nhất cho việc giảm chi phí sự kiện, vì hầu hết các chức năng của các kênh mạng xã hội đều được sử dụng miễn phí. Tạo câu chuyện thú vị bằng cách sử dụng ảnh và video để quảng cáo sự kiện bạn đang lên kế hoạch là cách tiếp thị có hiệu quả nhất về chi phí. Tốt hơn nữa, hãy khuyến khích khách hàng của bạn làm điều đó cho bạn.
Đọc thêm bài viết về: Cách sử dụng Truyền thông xã hội cho Sự Kiện
4. SỬ DỤNG TÌNH NGUYỆN VIÊN
Tôi không đề nghị bạn thay thế tất cả các nhân viên giàu kinh nghiệm của bạn với thực tập sinh và tình nguyện viên. Tuy nhiên, tôi đang nói rằng có rất nhiều người trẻ sáng và tài năng ra khỏi đó những người cần và muốn có được kinh nghiệm bằng cách làm việc trên các sự kiện của bạn. Thương mại là bạn sẽ cần phải dành nhiều thời gian hơn với họ, để đào tạo và phát triển chúng. Đối với các vai trò như quản lý thì các tình nguyện viên có thể cực kỳ hiệu quả. Chỉ cần đảm bảo bạn cung cấp cho họ chi phí đi lại và ăn uống, để các tình nguyện viên được thoải mái nhất cho phép.
5. ĐẶT CÂU HỎI CHO MỌI THỨ
Bạn có thực sự cần màn hình plasma bổ sung? Bạn có thực sự cần 15 nhà vệ sinh hoặc thực sự sẽ làm 12? Bạn có cần mua vodka Grey Goose cho ban nhạc, hoặc một thùng bia? Cụm từ tồi tệ nhất trong lịch sử quản lý sự kiện là “Chúng tôi luôn làm theo cách này”, vì vậy hãy thoát khỏi ý thức về truyền thống và đặt câu hỏi về tất cả các quyết định của bạn. Bạn có thể thay đổi gì về sự kiện của mình để làm cho nó hiệu quả hơn về chi phí mà không làm giảm chất lượng? Đừng buộc mình vào những đồ đắt tiền chỉ vì bạn đã luôn làm như vậy.
Tạo lập chiến lược ngân sách sớm sẽ hữu hiệu hơn trong việc giảm chi phí sự kiện. Có một thế giới mới ngoài kia sẵn sàng đáp ứng hoàn toàn những gì bạn muốn – chỉ cần bạn dũng cảm bước ra thế giới cũ trước kia của bạn.
