Biết được mong đợi và yêu cầu chi tiết của khách hàng là vấn đề thiết yếu khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện. Tham khảo các hướng dẫn bên dưới trước khi đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
1. CHI PHÍ
Khi hỏi về chi phí địa điểm sự kiện, điều quan trọng là phải biết các hình thức thanh toán và hạn cuối thanh toán. Lưu ý về các khoản phí khác liên quan đến dịch vụ cho thuê địa điểm và dịch vụ nhân viên. Đừng ngần ngại thỏa thuận về giá. Nhà cung cấp địa điểm có thể áp dụng mức giá ưu đãi nếu bạn đảm bảo với họ về khả năng hợp tác ở những lần sự kiện sau đó. Khi hài lòng với các điều khoản, việc ký kết bằng văn bản là rất quan trọng.
2. NGÀY TỔ CHỨC
Xem xét các ngày trong tuần và các mùa trong năm khi tổ chức sự kiện của bạn. Nhiều địa điểm có những ngày hoặc thời gian nhất định trong năm có chi phí cao hơn rất nhiều so với những ngày khác. Ngược lại, cũng sẽ có những ngày có mức chi phí rất thấp. Liên hệ với nhà cung cấp cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt, trao đổi về vấn đề này để có được mức giá tốt nhất.
3. KHÔNG GIAN ĐỊA ĐIỂM
Việc đầu tiên các công ty tổ chức sự kiện hay làm việc với khách hàng của họ là vấn đề về số lượng khách tham dự tối đa và tối thiểu, từ đó xem xét số lượng khách tham dự thực tế của sự kiện. Lựa chọn địa điểm có không gian thích hợp nhất, sao cho các khách tham dự đều có được vị trí thoải mái (không quá rộng, hoặc quá hẹp). Điều cuối cùng, không gian địa điểm phải phù hợp với chủ đề của sự kiện.
4. KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU PHÁT SINH
Ngoài các yếu tố được thỏa thuận trước, hãy trao đổi với nhà cung cấp địa điểm về khả năng đáp ứng thêm các dịch vụ cho trường hợp nhu cầu tăng lên đột ngột. Các vấn đề về thực phẩm (nếu có), thiết bị – công cụ, hoặc vấn đề thiết yếu về nhà vệ sinh. Nhà cung cấp địa điểm có tính linh hoạt sẽ dễ dàng giúp ta giải quyết các vấn đề này hơn là một nhà cung cấp cứng nhắc.
5. VỊ TRÍ VÀ KHẢ NĂNG DI CHUYỂN ĐẾN ĐỊA ĐIỂM
Suy nghĩ về con đường đi đến địa điểm của phần lớn khách tham dự, và hình thức di chuyển của họ. Một số địa điểm sẽ cung cấp nơi đậu xe, trong khi một số khác thì không, vì vậy nếu phần lớn khách tham dự lái xe đến địa điểm, bạn cần xử lý nhu cầu đậu xe trước tiên. Trường hợp, địa điểm tổ chức ở một nơi rất xa so với nơi làm việc, hoặc nơi ở của khách tham dự, bạn nên cân nhắc về một địa điểm gần bến xe/tàu, hoặc gần các khách sạn, để đáp ứng nhu cầu di chuyển thuận lợi nhất.
Nhà cung cấp cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện hiện nay là rất nhiều, với các quy mô, hình thức khác nhau, hợp tác thân thiện để có được mối quan hệ khách hàng thân thiết với nhà cung cấp và mức chi phí ưu đãi nhất.
