Sau khi trải qua 3 bước đầu cơ bản tạo dựng hình thái cho nhóm cộng tác viên tổ chức sự kiện, 2 bước còn lại sẽ giúp củng cố và hoàn thiện những điều còn lại giúp nhóm bạn phát triển tốt nhất.
Xem lại phần 1 tại đây: Xây dựng đội ngũ tổ chức sự kiện Phần 1
4. Truyền thông nội bộ
Một cách tốt để đảm bảo mọi người vẫn tập trung vào các nhiệm vụ cá nhân và được cập nhật liên tục những thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu đã và đang được hoàn thành của cả nhóm, đó là việc trao đổi và quản lý trên ứng dụng. Hiện nay có rất nhiều công cụ, ứng dụng giúp giải quyết vấn đề này, như: Zalo, Skype, facebook; hay các ứng dụng để quản lý quá trình làm việc cá nhân như: Asana, Trello, Clarizen. Các ứng dụng quản lý cho phép tất cả mọi người trong nhóm gửi bài, đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin. Tất cả các công cụ trực tuyến nói trên đều an toàn và có thể tùy chỉnh, vì vậy các nhà lãnh đạo dự án có thể kiểm soát mức độ tiếp cận với mọi thông tin cần thiết.
Tạo các cuộc họp trên ứng dụng có nội dung vui vẻ, hoặc tạo các trò chơi với hình thức bỏ phiếu, đây là một cách vừa để thúc đẩy không khí làm việc, vừa tăng khả năng tương tác cho các thành viên. Tạo ra một bầu không khí như thế này thúc đẩy mối quan hệ bằng cách cho phép nhân viên từ xa kết nối với các thành viên trong nhóm.
5. Công nhận và khen thưởng
Luôn luôn tạo không khí phấn khích khi một dự án mới được khởi động, nhưng vẫn duy trì nhịp cho nhóm. Khi một cơ hội mới xuất hiện, cũng là lúc phải đối mặt với nhiều thách thức đặt ra, có thể là một trận chiến khó khăn. Để giữ cho nhóm của bạn nguồn cảm hứng và niềm tin về khả năng hoàn thành mục tiêu trước mắt, các nhà lãnh đạo cần phải ghi nhận và thưởng cho những thành viên có thành tựu đột phá và các trường hợp các thái độ làm việc tốt trong thời gian xuyên suốt.
Liên quan đến phần thưởng, bạn có thể thu thập ý kiến từ các thành viên trong nhóm, phần thưởng được đề ra từ ý kiến của các thành viên sẽ là động lực mạnh mẽ hơn giúp họ hoàn thành mục tiêu. Các phần thưởng thực sự như bữa ăn theo nhóm, món đồ có giá trị, hay các sự kiện hoạt động trải nghiệm thực tế cho nhóm cộng tác viên tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ luôn được đánh giá cao.
Hiệu quả làm việc của nhóm có thể bị tác động từ nhiều vấn đề, tuy nhiên, sự hợp tác, gắn kết giữa các thành viên và việ chỉ đạo sáng suốt của người lãnh đạo là 2 yếu tố quan trọng nhất trong cả quá trình hoạt động nhóm. Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy cân nhắc trước khi đưa ra bất kì quyết định nào, nếu bạn là một thành viên, ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, hãy chủ động tương tác, giúp đỡ mọi người trong nhóm.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Liên hệ với chúng tôi để giải đáp các thắc mắc.
