Trong thời buổi hiện nay, việc phát triển đội ngũ cộng tác viên tổ chức sự kiện là việc tất yếu mà công ty sự kiện nào cũng đang hướng đến. Trước tiên, điều quan trọng cần nhớ là tất cả các nhóm đều được tạo thành từ con người và mọi người cần có sự kết nối với nhau trước khi họ có thể cộng tác. Để đảm bảo sự hợp tác của nhóm được thiết lập một cách tốt nhất, chúng tôi đã thu thập một số mẹo cơ bản giúp bạn xây dựng nhóm theo đúng cách:
1. Vai trò điều hành (khả năng tác động)
Theo một báo cáo của Harvard Business Review, "75% nguyên nhân dẫn đến việc thất bại hoặc tan rã nhóm, khi nhóm không đáp ứng đủ 3 trên 5 tiêu chí: “đáp ứng ngân sách dự kiến; chạy theo đúng tiến độ; tuân thủ các yêu cầu cơ bản; đáp ứng được mong đợi của khách hàng; duy trì sự liên kết". Bê cạnh đó, các nhà nghiên cứu, đánh giá còn phát hiện được tiêu chí đem lại 25% thành công cho nhóm là vị trí người lãnh đạo (hoặc nhóm lãnh đạo).
Khả năng lãnh đạo tốt là điều cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của nhóm, hãy đảm bảo rằng (những) người lãnh đạo của nhóm bạn đều có thể quan sát và tác động được đến các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, người lãnh đạo nên cung cấp cho các thành viên trong nhóm cách thức liên hệ với họ trong các trường hợp thành viên nhóm cần sự hỗ trợ, hay cần quyết định cấp cao từ người lãnh đạo.
2. Khả năng tương tác
Để có được một đội ngũ cộng tác viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các thành viên trong nhóm cần có sự tin tưởng lẫn nhau. Việc hình thành các mối quan hệ đòi hỏi mọi người phải dành thời gian để tìm hiểu nhau. Một số cách sau đây giúp tăng khả năng tưởng tác:
- Sử dụng các cuộc họp online trực tiếp để đảm bảo các thành viên nhóm ở xa có thể nhìn thấy mọi người và giao tiếp với họ như thể họ ở trong cùng một phòng.
- Tạo một album nhóm tỏng cuộc họp đầu tiên, trong đó bao gồm hình ảnh của tất cả các thành viên. Trao đổi và cập nhật thêm một số thông tin về từng thành viên, như: sở thích, phong cách, lĩnh vực chuyên môn, cách thức liên hệ, ……. Điều này giúp các thành viên thoải mái hơn trong lần đầu gặp mặt, chia sẻ một ít thông tin để mọi người biết về nhau rõ ràng, dễ tìm được nét tương đồng trong cách làm việc. Sau đó, giữ album lại như một món đồ kỉ niệm của nhóm bạn.
- Tổ chức các sự kiện cộng đồng cho các thành viên trong nhóm và chơi trò chơi khuyến khích họ liên kết với những thành viên khác. Nếu nhóm của bạn có thành viên ở xa, hãy sử dụng buổi live stream để đưa họ vào không khí chung, tạo các trò chơi bóc thăm để những người ở xa cũng được tham gia.
3. Quy định – Mục tiêu
Một khi các thành viên trong nhóm đã có được sự tương tác nhất định, việc cần thiết lúc này là đưa nhóm đi theo đúng con đường chính mà người lãnh đạo hướng đến. Ngoài ý thức cá nhân, việc xây dựng quy định nhóm là yếu tố đảm bảo các thành viên không làm việc sai lệch với mục tiêu chính của nhóm. Việc tạo ra quy định chung nên dựa trên hoàn cảnh, tiềm năng thực tế của nhóm. Việc lạm dụng quá nhiều quy định sẽ gây tác động xấu đến khả năng tư duy, và khiến mọi người trở nên gò bó, vì vậy hãy cân nhắc. Quy định nhóm tốt nhất nên bao gồm bảy mục:
- Mục đích: Xác định tiêu chí, mục đích mà nhóm hướng đến.
- Nhiệm vụ: Thiết lập mục tiêu trong tương lai gần và danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên giảm dần.
- Vai trò của nhóm: Liệt kê các thành viên trong nhóm, vai trò của từng người, và thông tin liên lạc của họ.
- Quy định: Nêu rõ các hành vi không được thực hiện và hình phạt cụ thể cho từng hành vi
- Ngân sách và tài nguyên: Lập danh sách về các nguồn lực sẵn có và các hạng mục được ngân sách chấp nhận chi trả
- Thời gian làm việc: Thời gian làm việc chi tiết theo từng ngày (nếu có). Trường hợp, thời gian làm việc linh hoạt theo tính chất công việc, hãy điển vào mục này lịch họp cố định (theo tuần, hoặc tháng). Các cuộc này có tác dụng nhìn nhận, đánh giá quá trình hoạt động theo chu kỳ.
- Thoả thuận: Một khi quy định đã hoàn thành, tất cả các thành viên cần ký vào thỏa thuận.
Phần 2 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên sự kiện
