Điều lệ là một hình thức xác định mục đích của nhóm, nó sẽ làm việc như thế nào và kết quả dự kiến sẽ như thế nào. Đó là lộ trình mà nhóm tạo ra ngay từ đầu cuộc hành trình để đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều rõ ràng về vị trí họ đang hướng đến và để chỉ đường cho họ khi gặp khó khăn.
Đối với các nhóm để có được những bước đi đúng đắn đầu tiên, điều lệ nên được tạo lập khi nhóm mới được thành lập. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người tập trung vào những mục đích chung ngay từ đầu.
Điều lệ nhóm sẽ phụ thuộc vào các yếu tố nhằm thích nghi với tình hình của nhóm như sau:
1. Bối cảnh.
Đây là phần giới thiệu về điều lệ. Nó chỉ ra lý do tại sao nhóm đã được hình thành, vấn đề nó cố gắng để giải quyết, làm thế nào vấn đề này phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của nhóm, và những hậu quả của vấn đề có thể xảy ra.
Vấn đề đang được giải quyết là gì?
Kết quả dự kiến?
Mức độ quan trọng?
2. Nhiệm vụ và Mục tiêu.
Phần này là trọng tâm của Điều lệ. Bằng cách xác định một nhiệm vụ của nhóm nghiên cứu để biết những gì nhóm sẽ đạt được. Nếu không có một nhiệm vụ rõ ràng, các cá nhân có thể lựa chọn con đường của mình một cách độc lập, dẫn đến việc các mảnh ghép của các thành viên không trùng khớp với mục tiêu chính của nhóm.
Giai đoạn tiếp theo là thực hiện nhiệm vụ, biến nó thành các mục tiêu có thể xác định cụ thể. Đây là những mục tiêu quan trọng và các cột mốc quan trọng sẽ giữ cho nhóm đi đúng hướng.
Khi xác định các mục tiêu, hãy xem xét và đảm bảo rằng mỗi mục tiêu đều có thể được đo lường cụ thể, và giám sát được quá trình hoạt động.
3. Thành phần và Vai trò.
Các nhóm hoạt động có hiệu quả nhất khi:
- Họ có các thành viên với các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc.
- Các thành viên trong nhóm có thể mang kinh nghiệm và phương pháp tiếp cận từ nhiều nguồn gốc khác nhau.
- Có đủ người làm việc.
- Có đại diện từ các chức năng, phòng ban, đơn vị hoặc các nhóm có liên quan khác của bên liên quan.
Hãy nhìn vào nhiệm vụ và mục tiêu để xác định ai là cần thiết cho nhóm để đảm bảo mục tiêu của nhóm được thực hiện.
Một khi bạn đã biết ai nên ở trong nhóm, bạn cần phải nhìn vào những gì mỗi người có thể làm được để hỗ trợ nhóm đi đến mục tiêu chung. Cách tốt nhất để đi về việc này là liệt kê từng thành viên trong nhóm và xác định vai trò và trách nhiệm của từng người.
Ai sẽ là trưởng nhóm?
Quan hệ giữa nhóm và các bên liên quan khác là ai?
Ai chịu trách nhiệm cho những gì nhiệm vụ và kết quả?
4. Quyền hạn.
Với vai trò được xác định, bây giờ bạn cần phải nhìn vào những thành viên trong nhóm có thể và không thể làm gì để đạt được mục tiêu chính:
- Cần bao nhiêu thời gian để phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên?
- Các hoạt động của nhóm có ưu tiên gì so với các hoạt động khác đang diễn ra?
- Các thành viên trong nhóm nên giải quyết bất kỳ xung đột nào giữa công việc hàng ngày và nhiệm vụ của nhóm?
- Ngân sách về mặt thời gian và tiền bạc?
- Nhóm có tuyển dụng thành viên mới không?
- Các thành viên trong nhóm có thể làm gì và không được phép làm gì? Những việc làm cần phải có sự chấp thuận trước khi thực hiện?
5. Tài nguyên và khả năng hỗ trợ.
Phần này liệt kê các nguồn lực sẵn có của nhóm để hoàn thành các mục tiêu chính. Điều này bao gồm ngân sách, thời gian, thiết bị và con người. Kết hợp với đánh giá hiệu suất, cần phải theo dõi thường xuyên các thay đổi đối với các nguồn lực cần thiết.
Điều này cung cấp chi tiết về việc hỗ trợ đào tạo và huấn luyện cho các thành viên để giúp thực hiện tốt nhiệm vụ.
Bạn có thể sử dụng các hình ảnh team building của chính nhóm bạn để đánh giá về kỹ năng mềm của các thành viên.
6. Hoạt động.
Phần này phác thảo cách thức đội sẽ hoạt động trên cơ sở hoạt động hàng ngày. Điều này có thể được chi tiết hoặc tối thiểu để đảm bảo tính linh hoạt theo tình hình. Nó có thể được toàn diện và chi tiết cho một nhóm dài hạn, hoặc giới hạn tại một vài điểm đối với nhóm dự kiến có tuổi thọ ngắn.
7. Đàm phán và thỏa thuận.
Một đội ngũ nhân viên xuất sắc xuất hiện tự nhiên thông qua một quá trình đàm phán. Mục tiêu, thành phần, vai trò, ranh giới lý tưởng xuất hiện thông qua một quá trình thỏa thuận giữa các bên liên quan. Phần này ko kém phần quan trọng, đây là nơi tất cả các thành viên nhóm ký cam kết tuân theo các nguyên tắc với các vai trò và trách nhiệm cụ thể.
